莒南市监字﹝2024﹞60号

各市场监管所、执法中队、执法科室：

现将《莒南县市场监督管理局行政处罚案卷管理制度》印发给你们，请抓好贯彻落实。

莒南县市场监督管理局

2024年7月28日

（此件公开发布）

莒南县市场监督管理局行政处罚案卷管理制度

第一条 为强化行政处罚案件档案管理，规范执法办案工作，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《市场监督管理行政处罚程序规定》等有关档案管理的规定，制定本制度。

第二条 行政处罚案件档案是指按照法定程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它具有历史凭证和日常查考的作用。

第三条 行政处罚案件立卷归档实行办案机构负责制。办案机构必须严格按照要求，做好立卷归档工作。

第四条 在办案过程中，办案人员应注意收集案件材料，案卷文书要齐全，手续要完备。

经批准结案的案件，办案人员应当在一个月内将有关案件材料进行整理装订，归档保存。

正在办理中的行政执法案件，案件材料由案件承办人保管。因县档案馆场所有限暂时不接收行政处罚案卷，各办案机构已归档案卷先由各办案机构自行保管，并安排专人负责保管。待县局档案室建好后再将行政处罚案卷统一存放县局档案室保管。

第五条 各类文书要统一用打印、复印或者黑色的钢笔、签字笔书写，做到字迹工整、清楚、填写内容齐全、准确、不涂改，若有涂改需加盖公章。复印件、复制件应当由原件提供单位或者规定的审核人员核对无误，并签字盖章。

第六条 行政处罚案卷的装订，做到一案一卷，具体见附件：卷内文件目录。

第七条 行政处罚案卷按下列顺序装订：

（一）立案/不予立案审批表；

（二）行政处罚决定书或不予行政处罚决定书或当场处罚决定书及送达回证；

（三）行政处罚告知书及送达回证

（四）投诉、申诉、举报等案源材料；

（五）对当事人制发的其他法律文书；

（六）送达回证；

（七）证据材料；

（八）案件调查终结报告；

（九）审核意见；

（十）听证笔录、听证报告；

（十一）财物处理单据；

（十二）其他有关材料。

（十三）结案审批表。

第八条 案卷装订每卷不超过2公分或者200页，超过上限的应当分卷装订。

第九条 档案纸张材料一般用A4纸，纸张边缘无卷折，案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：

（一）对破损或者褪色的材料，应当进行修补或者复制；

（二）装订部位过窄或者有文字的材料，应当用纸加衬边；

（三）归档文件纸张规格明显小于A4纸的，应粘贴在空白A4纸或与登记表式同规格的纸张上并加盖骑缝章；

（四）纸张材料大于A4纸的，应当将材料的下边和右边进行折叠，折叠后应当和A4纸或者前后的其它材料大小一致。下边折叠时要分步进行,先折左下角,再向上折叠,以免影响装订。

（五）需要附卷的信封打开放平并保留邮票（戳）；

（六）随卷归档的音像材料等证据应当放入证据袋中，并在证据袋上用文字说明证据名称、数量、摄像或者录音的对象、时间、地点和责任者等，同时应当用文字说明主要内容。

第十条 归档文件材料，有文字、图表（包括制式表格印刷的部分）的页面，均应编写页码，页码在材料整理好后编写。页码从001号开始逐页编写，不得有重复页码或漏编页码，编写位置在材料正面的右上角以及背面的相对位置。档案材料的页码，应当使用专门的号码机印制。

第十一条 案件卷宗应当按照规定填写、制作《卷内文件目录》。卷内目录中的顺序号、日期、页号应当使用阿拉伯数字填写。页号、序号不得有缺号、重号。责任者为该题名的提供者或制发机关，应使用全程或通用简称。

日期的填写，应当按照年月日的顺序，用8位阿拉伯数字连续填写，例如二０一八年十一月三日，则应当填写为“20181103”。

页码的填写，均以每件材料的起始页为该文件页号，最后一件须填起止页。

第十二条 案件卷宗应当使用统一印制的档案卷皮。卷皮封面的内容，应当按照要求填制完备，并使用电脑打印在相应表格内。其中的数字项，一律使用阿拉伯数字。打印制作档案卷皮，应当使用指定的模板。

卷皮的起止年月项填写卷内档案目录中最早的时间和最后的时间；“件数”为目录中相关材料的种类数（如目录中有5项编了页码，则件数为5）；“页数”为目录总页码数；“保管期限”为长期。

第十三条 装订案卷时应保证归档文件文字内容装订边界在10mm以上，装订位置在材料文字内容的左侧或者上部。

第十四条 立卷应当制作备考表。备考表内应当如实填制立卷人、检查人的姓名、归档时间及材料中需加以说明的内容。

第十五条 案卷归档后，任何单位、个人不得修改、增加、抽取、污损案卷材料。案卷保管及查阅，按档案管理有关规定执行。

行政处罚案件档案属于专业档案，档案管理人员应建立行政处罚档案查（借）阅制度和查（借）阅登记簿。查（借）阅档案必须履行一定的标准和登记手续。

第十六条 案件档案为涉密资料，无关人员不得借阅。

上级主管机关可以调阅下级机关的案卷。

第十七条 公安、检察院、法院等有关单位因工作需要要求查阅案卷档案时，应出具正式查阅函件，并出示查询人员有效证件，经档案管理机构负责人批准，可查阅案卷。

第十八条 凡经批准允许查阅的案卷档案，需要摘抄或复印所查阅的内容时，须写明复印用途，并经局分管领导批准。

第十九条 案卷档案一般不得外借，因特殊情况确需外借，须经局分管领导批准。借出时要办理正式借阅手续。案卷借阅时间一般不得超过三天，特殊情况经分管领导批准可适当延长。

借出的案卷档案不得转借其他的单位或个人使用。

第二十条 对查阅或借出的案卷档案，要及时催还。还回时如发现案卷档案被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向分管领导汇报并及时追查。

第二十一条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的秘密。

不得违反规定向任何单位和个人提供案卷档案或者泄露案卷档案的内容。

不得将档案材料随意带出档案管理地或带到其他公共场所。

第二十二条 本制度自2024年8月1日起施行，法律、法规、规章及上级机关另有规定的，遵照执行。

附件：卷内文件目录